pia besucht die Praxis Dr. Fierz in der Lenzerheide, für welche sie seit 2022 die Einsatzpläne automatisch generiert. Die erfahrene Planerin und Medizinische Praxisassistentin Silvana Clavadetscher ist verantwortlich für die Sprechstunden-Organisation sowie die Einsatzplanung. Sie zeigt uns den Betrieb und erzählt, wie sich die Planung in den vergangenen Jahren entwickelt hat. Zudem nahm sich Magdalena Dietiker Zeit für einen Austausch mit pia: Sie verantwortet das Ressort Personal und arbeitet eng mit Silvana zusammen.
Silvana Clavadetscher ist seit über 7 Jahren in der Praxis Dr. Fierz als Medizinische Praxisassistentin tätig. Zudem ist sie Teil des Leitungsteams und seit ihrem ersten Arbeitstag in die Einsatzplanung der Praxis involviert, da sie diese Aufgabe von ihrer Vorgängerin übernommen hatte.
pia fragt: Wie habt ihr vor pia geplant?
«Ich habe ein eher brachiales System übernommen, das war also noch nicht so ausgeklügelt wie heute», schmunzelt Silvana. «Damals habe ich die Pläne mit Excel von Hand erstellt, wobei wir aber auch markant weniger Mitarbeitende gewesen sind und die Strukturen viel einfacher waren. Es wurde mit gerade mal drei Schichten geplant: früh, spät und normal.»
Das System entwickelte sich über die Jahre organisch weiter. Mit dem Zuwachs im Team stiess auch eine Arbeitskollegin hinzu, welche sich gut mit Excel auskannte. Diese erstellte komplexere Excel-Tabellen zur Einsatzplanung, was den Prozess bereits vereinfacht habe, erklärt Silvana.
«pia ist definitiv das fortschrittlichste Planungssystem, das wir je hatten.»
«Aber es ist schon immer sehr viel Zeit draufgegangen,» erinnert sie sich. Den Arbeitsplan in einem System, den Ferienplan in einem anderen und dann noch ein richtiger «Zettelikrieg» mit individuellen Abwesenheiten wie Weiterbildungen oder privaten Verpflichtungen von einzelnen Mitarbeitenden. «Und die Stundenerfassung», schnauft Silvana, «früher haben alle Mitarbeitenden ihre Arbeitsstunden von Hand auf Papier festgehalten und ich habe alle Zettel zum Monatsende eingesammelt und die Arbeitsstunden zusammengerechnet.» Sie staunt, als sie sich erinnert: «Es ist schon krass, wie stark sich die Einsatzplanung in nur 7.5 Jahren verändert hat.» Das fortschrittlichste Planungssystem sei ganz klar pia – was uns natürlich sehr freut.
pia fragt: Was ist bei der Planung für die Praxis Dr. Fierz speziell?
Silvana betont, dass die Praxis Dr. Fierz keine 0815 Hausartpraxis sei. Da sie in einem Touristengebiet angesiedelt sind, haben sie oft Notfalldienst. «Es ist eine Bereicherung für meine Arbeit,» meint Silvana, «denn ich habe als Medizinische Praxisassistentin enorme Kompetenzen. Gipsen, Tapen, Infusionen legen – das ist keine Selbstverständlichkeit.» Trotz den Vorteilen, sei die saisonale Arbeitsbelastung auch herausfordernd: «Im Winter ist die Arbeitsbelastung wahnsinnig hoch wegen den ganzen Skiunfällen. Um im Sommer kommen die Biker. Dazwischen geniesse ich die etwas ruhigeren Phasen im Frühling und im Herbst.»
Da meldet sich Mägi zu Wort: «Was auch noch speziell ist bei uns, ist, dass wir ein Lehrbetrieb sind. Wir bilden zum einen Assistenzärzte aus und zum anderen bieten wir eine Vertiefung in der Ultraschalltechnik für Oberärzte. Das generiert in beiden Fällen viele Personalwechsel, da diese Ärzte in der Regel für ein Jahr bei uns bleiben. Zusätzlich bilden wir auch noch Medizinische Praxisangestellte aus, diese Berufslehre dauert drei Jahre. Es kommen auch viele MPAs aus dem Unterland zu uns. Diese bleiben oft nicht länger als ein bis zwei Jahre, weil es halt noch cool ist, in der Lenzerheide zu leben. Aber irgendwann gehen sie dann wieder ins Unterland.»
pia fragt: Was war der Grund für den Systemwechsel bei der Einsatzplanung?
Silvana lacht und blickt zu Mägi: «Der Grund war Mägi. Sie hat den Vorschlag gemacht. Ich selbst bin nicht sehr technisch versiert und wollte ein funktionierendes System eigentlich nicht unbedingt verändern.»
Dennoch haben die beiden Frauen sich schlau gemacht und insbesondere im eigenen Berufsumfeld Erkundigungen eingeholt. «Lange hat uns aber keine Applikation überzeugt,» erklärt Silvana, «bis ich den Tipp bekommen habe, pia auszuprobieren. Wir haben online recherchiert und fanden pia auf Anhieb sympathisch: Eine kleine, nahbare Firma, bei welcher man sich als Kundin nicht wie eine Nummer fühlt. Zudem ist pia ein Schweizer Produkt.»
Der Probemonat habe sie dann letztendlich überzeugt, erinnert sich Silvana. «Da haben wir ja nichts zu verlieren und können es einfach mal ausprobieren». Als sie bei der ersten Support-Anfrage dann Mischa – den Gründer und Programmierer von pia – am Telefon hatte, passte ihr die umgängliche und praktische Art.
pia fragt: Und was hat sich verändert, seit ihr mit pia plant?
«Mit pia brauche ich noch einen Drittel der Zeit für die Planung, denn pia generiert unsere Einsatzpläne automatisiert», erklärt Silvana. «Zudem habe ich alles rund um die Planung und die Zeiterfassung an einem Ort gebündelt und abgespeichert – also kein «Zettelikrieg» mehr, denn die Erfassung der Arbeitsstunden sowie alle Freiwünsche und Abwesenheiten werden von den Mitarbeitenden direkt bei pia hinterlegt. Und ganz wichtig: pia übernimmt die ganze Rechnerei. Das hat mich früher sehr viel Zeit und Nerven gekostet. Die automatische Ferienberechnung, die Berechnung der Stundensaldi und der Abwesenheiten sind eine grosse Erleichterung. Das ist weniger fehleranfällig und es geht auch einfach viel schneller.»
«Mit pia brauche ich noch einen Drittel der Zeit für die Planung, denn pia generiert unsere Einsatzpläne automatisiert»
Silvana schaut zu Mägi und fährt weiter: «Und auch untereinander ist es praktisch. Mägi und ich können gleichzeitig an den Plänen arbeiten und wenn die Ärzte Fragen haben und beispielsweise wissen wollen, wann welche MPA eingeplant ist oder wann welche MPA in den Ferien ist, können sie einfach kurz bei pia nachschauen. Es ist schon ein extrem praktisches und zugängliches Tool.»
Die beiden Frauen tauschen einen kurzen Blick aus. «Und heute gehört pia bei uns einfach zum Team,» schmunzeln die beiden, «es ist auch lustig, dass sie einen echten Namen hat – pia ist für uns eine Arbeitskollegin geworden.»