pia besuchte das Kinderheim Pilgerbrunnen in Zürich. Das Pilgi, wie ihn die Mitarbeitenden liebevoll nennen, ist eine Institution des Trägervereins «Evangelischer Frauenbund Zürich». Kinder zwischen null und sieben Jahren werden hier aufgenommen.
Das Pilgi beschäftigt ca. 80 Mitarbeitende, wobei viele im Teilzeitpensum beschäftigt sind. Seit 2022 werden die Personaleinsätze mit pia gemacht. Nicht ganz ohne, denn es müssen die richtigen Menschen in den richtigen Konstellationen rund um die Uhr vor Ort sein, damit die Betreuung der bis zu 28 Kleinkinder stets gewährleistet ist.
Wie dies funktioniert, welche Herausforderungen bereits bewältigt wurden und welche noch bevorstehen, erzählen Anita Kerber, Stv. Leiterin Kinderheim, und Tim Wiederkehr, Assistenz der Heimleitung und IT, im Interview.
Vorab haben uns Anita und Tim den Pilgi gezeigt. Die Kinder leben in verschiedenen Wohngruppen, wobei es aber gemeinsame Bereiche zum Spielen und Lernen gibt. Aktuell sind alle in einem Haus untergebracht, wie in einer grossen WG – denn das Pilgi befindet sich im Umbau und das neue Gebäude soll bald bezugsbereit sein.
pia fragt: Wie lange seid ihr schon beim Pilgi?
Anita: Ich bin seit 20 Jahren hier. Begonnen habe ich als Praktikantin, habe danach die Ausbildung zur Sozialpädagogin absolviert und wurde schliesslich Gruppenleiterin. Dazwischen gab es auch Pausen, da ich selbst auch noch Kinder bekommen habe. Aber es hat sich immer wieder etwas ergeben und jetzt bin ich stellvertretende Heimleiterin, betreue das Personal und bearbeite die Platzierungsanfragen.
Tim: Ich bin seit 2015 im Pilgi und habe hier den Zivildienst absolviert. Dann habe ich in die Administration gewechselt und mich danach stetig weitergebildet. Hier im Pilgi arbeite 60 Prozent als Assistenz der Kinderheimleitung und 20 Prozent in der IT.
pia fragt: Wie habt ihr vor pia geplant?
Anita: Davor war es extrem kompliziert und unorganisiert. Wir hatten kein System, es gab unzählige Listen, aber irgendwie hat es dennoch funktioniert. Schlussendlich haben Menschen gearbeitet, waren vor Ort und haben anschliessend ihren Lohn bekommen. Die gesamte Planung war in einzelne Schritte unterteilt, es war kein zusammenhängendes System. Die Arbeitspläne an sich wurden mit Excel erstellt. Aber alles wurde von Hand gemacht: Die Zulagen habe ich für jede und jeden einzeln ausgerechnet und von Hand in die Listen übertragen. Und dann noch die Ferien- und Krankheitstage und so weiter. Dieser Prozess war fehleranfällig und sehr zeitaufwändig.
pia fragt: Warum habt ihr euch für pia entschieden?
Tim: Wir wollten eine Software aus der Region und sie sollte nicht allzu gross sein, denn sie sollte unbedingt intuitiv konzipiert sein. Und dann war natürlich Mischa als Ansprechpartner super. Er ist für den ersten Austausch gleich persönlich bei uns vorbeigekommen und hat mit so einer Begeisterung von pia erzählt. Zudem hat für uns auch das Preis-Leistungsverhältnis gut gestimmt.
«Wir wollten eine Software aus der Region und sie sollte nicht allzu gross sein, denn sie sollte unbedingt intuitiv konzipiert sein.»
pia fragt: Wie ging es mit der Umstellung auf pia?
Anita: Wir haben uns ein ganzes Jahr Zeit genommen für die Umstellung. Das hat sich bei so einem komplexen und grossen Betrieb wie dem Pilgi mega gelohnt, denn es läuft alles einwandfrei und ich spare enorm viel Zeit im Vergleich zu früher. Wir mussten auch etwas Überzeugungsarbeit bei unseren Mitarbeitenden leisten. Aber schliesslich haben sie sich auf pia eingelassen und merkten, dass die Anwendung zugänglich und intuitiv aufgebaut ist. Wir haben zur Unterstützung Erklärfilme über pia gedreht, insbesondere zum Thema «Stundenzulagen», da dies etwas komplex ist in unserem Betrieb.
Tim: Wir nutzen eine Anbindung an Abacus und der Export aus pia per API samt Import in Abacus funktioniert einwandfrei.
pia fragt: Und was hat sich nun verändert?
Anita: Jetzt haben wir die gesamte Planung an einem Ort gebündelt. Zudem erledigt pia die ganze mühsame Rechnerei, also die Berechnung von Ferientagen, was bei so vielen Mitarbeitenden in Teilzeit eine grosse Entlastung ist. Und auch das Zeitmanagement mit Absenzen, Ferien- und Freiwünschen sowie der Zeiterfassung ist eine grosse Erleichterung für uns.
«Jetzt haben wir die gesamte Planung an einem Ort gebündelt. Zudem erledigt pia die ganze mühsame Rechnerei.»
Tim: pia entwickelt sich stetig weiter. Und wir als Kunden können uns einbringen und es wird immer mal wieder etwas umgesetzt. Das ist wirklich toll. Ein weiteres Plus aus meiner Sicht, ist, dass pia webbasiert ist. Man muss nichts installieren und hat stets die neuste Version.
Beide: Und was wir an pia ganz besonders schätzen, ist der Support: Immer schnell, immer freundlich – also wirklich stark. Wir haben so ein komplexes System und sind dankbar, dass sich pia auf das Abenteuer Pilgerbrunnen eingelassen hat.
Wir würden pia auf jeden Fall weiterempfehlen.