Die Einsatzplanung ist eine zentrale, aber komplexe Aufgabe für Unternehmen in Branchen wie Gastronomie, Hotellerie, Sozial- und Gesundheitswesen oder Retail. Ein effizienter Dienstplan muss nicht nur Mitarbeitende und Schichten koordinieren, sondern gleichzeitig rechtliche Vorgaben, betriebliche Anforderungen und individuelle Wünsche berücksichtigen.
„Scheduling is about making the best possible plan, not just a valid one“, betont Geoffrey De Smet, Gründer von OptaPlanner und Experte für automatisierte Planung, in seinem Fachbeitrag «The 4 levels of scheduling: From manual chaos to AI-driven optimization» .
Und genau hier setzt pia an: Mit einem regelbasierten System (einem Constraint Management System) wird die Schichtplanung automatisiert und optimiert. Diese sogenannten Constraints sind im Fall von pia Planungsregeln.
Was sind Planungsregeln?
Planungsregeln sind Bedingungen, die bei der Erstellung eines Schichtplans berücksichtigt werden müssen. Sie bilden das Fundament der automatischen Dienstplanung mit pia. Typische Regeln sind:
- Gesetzliche Vorgaben: Arbeitszeitgesetze wie Nachtruheregelung oder Ruhetage.
- Betriebliche Vorgaben: Anforderungen an Qualifikationen, zu besetzende Dienste oder Arbeitspensen der Mitarbeitenden.
- Individuelle Präferenzen der Mitarbeitenden: Freiwünsche, Ferien oder bevorzugte Dienste.
pia kennt über zwanzig solcher Regeln. Sie fliessen direkt in die automatische Generierung des Einsatzplans ein. Zudem kann der Dienstplan jederzeit nachträglich auf Regelverletzungen überprüft werden.
Auch wer manuell plant, etwa mit Excel, bezieht solche Regeln gedanklich mit ein. Doch hier fehlt die Verifizierung: Fehler wie Planungslücken, Verstösse gegen Arbeitsgesetze oder die Nichtberücksichtigung persönlicher Wünsche sind deshalb oft die Folge.
So arbeitet pia mit Planungsregeln
pia unterscheidet zwischen harten und weichen Planungsregeln:
- Harte Regeln
Diese müssen zwingend erfüllt werden. Kann pia eine harte Regel nicht einhalten, bleibt der betreffende Dienst bewusst unbesetzt. Dazu gehören etwa gesetzliche Vorgaben, Ferien oder notwendige Qualifikationen der Mitarbeitenden. - Weiche Regeln
Diese berücksichtigt pia bestmöglich. Die Planungsverantwortlichen können dabei selbst festlegen, wie stark einzelne Regeln gewichtet werden sollen. Typische Beispiele sind Freiwünsche, bevorzugte Dienste oder eine faire Verteilung der Schichten.
Werden nicht alle Regeln eingehalten, macht pia die entsprechenden Verletzungen transparent sichtbar. So erkennen die Verantwortlichen sofort, wo Engpässe entstehen und welche Gründe dahinterstehen.
Vorteile der regelbasierten Einsatzplanung
Der Einsatz von Planungsregeln in der online Dienstplanung bringt mehrere entscheidende Vorteile:
- Effizienz: Statt stundenlanger manueller Anpassungen entstehen Pläne innert wenigen Minuten.
- Fairness: Schichten werden gleichmässig verteilt, Mitarbeitende fühlen sich gerecht behandelt.
- Rechtskonformität: Gesetzliche Vorgaben werden automatisch eingehalten.
- Transparenz: Regeln sind klar dokumentiert, Entscheidungen werden nachvollziehbar.
Regelbasiert ja, aber dennoch individuell
Regelbasierte Einsatzplanung bedeutet nicht, dass ein Algorithmus alles entscheidet. Vielmehr unterstützt pia die Planungsverantwortlichen, indem Regeln konsequent angewendet werden.
Dank der feingranularen Gewichtung der verschiedenen Planungsregeln steuern die Verantwortlichen den Algorithmus gezielt. So entsteht ein Schichtplan, der nicht nur Zeit spart, sondern auch die Zufriedenheit im Team stärkt und Konflikte reduziert.
Für Unternehmen bedeutet das: Weniger administrativer Aufwand, höhere Produktivität und Mitarbeitende, die sich auf ihre Arbeit statt auf den Plan konzentrieren können.
Ist regelbasiert auch etwas für dich?
Planungsregeln sind das Herzstück moderner Personaleinsatzplanung. Mit pia lassen sich selbst komplexe Anforderungen übersichtlich abbilden und automatisiert in die Praxis umsetzen. Das Ergebnis sind faire, rechtskonforme und effiziente Schichtpläne, die Unternehmen spürbar entlasten und Mitarbeitende motivieren.
Könnte das auch etwas für deinen Betrieb sein? Dann lass uns gerne sprechen.