Dienstplan-Software auswählen: Darauf sollten Schweizer KMU achten (Guide 2026)

Wozu brauchen Unternehmen eine Dienstplan-Software?

Eine Dienstplan-Software (Einsatzplan-Software) macht die Planung innerhalb einer Organisation und eines Teams einfacher, transparenter und fairer.

In kleinen Teams funktioniert Einsatzplanung oft noch händisch. Sobald aber unterschiedliche Pensen, Funktionen, kurzfristige Ausfälle und vielleicht noch mehrere Standorte dazukommen, wird die Planung zu aufwändig und komplex für ein Excel-Dokument.

Wer ist wann verfügbar? Wo fehlt jemand? Wer hat welche Qualifikationen? Wenn diese Informationen in verschiedenen Dateien, Mails und Köpfen verteilt sind, entstehen Fehler, Rückfragen und Unklarheiten.

Eine Einsatzplan-Software führt diese Informationen an einem Ort zusammen. Verantwortliche sehen auf einen Blick, was abgedeckt ist und wo es Lücken gibt. So kommen alle Änderungen sofort an und alle wissen, woran sie sind.

Einsatzpläne bestimmen, wer am Wochenende arbeitet, wer kurzfristig einspringen muss und wessen Wünsche berücksichtigt werden. Wenn das objektiv und nachvollziehbar entschieden und möglichst ausgewogen geregelt ist, zum Beispiel weil die Einsatzplan-Vorschläge von einem Algorithmus kommen, der Millionen von Faktoren einbezieht, fördert das die Akzeptanz im Team. Es verbessert auch die Zufriedenheit und reduziert Belastungen durch Schichtarbeit.

Von einer Dienstplan-Software profitieren besonders Betriebe, die regelmässig mit wechselnden Einsätzen arbeiten und bei denen Schichtplanung zum Alltag gehört – etwa im Gesundheitswesen, in Praxen, Heimen und anderen sozialen Institutionen, der Gastronomie, dem Detailhandel oder der Produktion.

Ab wie vielen Personen macht eine Dienstplan-Software Sinn?

Wenn die Dienstplanung regelmässig Aufwand verursacht, lohnt sich eine Dienstplan-Software, unabhängig von der Grösse des Teams.

Bereits mit fünf Personen kann die Planung komplex werden, etwa durch Teilzeitpensen oder verschiedene Funktionen innerhalb des Teams.

Selbstcheck: Braucht unser Betrieb eine Dienstplan-Software?

• Verbringst du oder eine andere Person in eurem Betrieb regelmässig viel Zeit mit der Einsatzplanung?
• Gibt es häufig Rückfragen, Fehler oder kurzfristige Korrekturen?
• Ist es schon vorgekommen, dass Schichten unterbesetzt waren oder doppelt vergeben wurden?
• Haben Mitarbeitende schon rückgemeldet, dass sie Arbeitspläne unfair finden?
• Springen bei euch gefühlt immer dieselben Leute ein?
• Arbeiten Mitarbeitende in unterschiedlichen Pensen oder Funktionen?
• Habt ihr mehrere Teams oder Standorte?
• Fehlt euch manchmal der Überblick darüber, wer wann und wo eingeplant ist?

Wenn ihr eine oder mehrere dieser Fragen mit Ja beantwortet, könnte euer Betrieb von einer Einsatzplan-Software profitieren.

Welche Funktionen sollte eine Dienstplan-Software haben?

Die Grundfunktionen sind bei den meisten Lösungen ähnlich: Einsätze planen, Absenzen und Ferien erfassen, Verfügbarkeiten, Wünsche, Rollen und Qualifikationen von Mitarbeitenden berücksichtigen. Dazu kommen Auswertungen zu Stunden und Auslastung sowie eine mobile Ansicht für Mitarbeitende, damit diese Pläne unterwegs abrufen oder Wünsche eintragen können.

Neben diesen Kernfunktionen lohnt es sich, frühzeitig zu klären, welche spezifischen Anforderungen der eigene Betrieb hat: Werden mehrere Standorte geplant? Gibt es komplexe Schichtmodelle? Müssen Qualifikationen für bestimmte Einsätze berücksichtigt werden? Welche Regeln und Gesetze müssen berücksichtigt werden? Je klarer diese Anforderungen definiert sind, desto gezielter lässt sich vergleichen.

Was ist automatische Dienstplanung mit KI?

Automatische Dienstplanung bedeutet, dass die Software KI-gestützt auf Basis von Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Wünschen und betrieblichen Vorgaben selbstständig Vorschläge für Einsatzpläne erstellt.

Einer der grossen Vorteile der automatischen Dienstplanung mit KI: Die Einsatzpläne basieren auf Daten statt auf dem Bauchgefühl einzelner Personen.

Der zweite grosse Vorteil der Dienstplanung mit KI: Sie spart viel Zeit. Bedingung ist, dass die Software die Realität des Betriebs versteht. Das bedeutet: Sie kennt nicht nur generische Schichtlogiken, sondern auch branchenspezifische Anforderungen und lokale Regeln. Eine KI, die Schweizer Arbeitsrecht, kantonale Feiertage oder die Besonderheiten einer Arztpraxis, eines Spitals oder eines Wohnheims nicht kennt, wird Vorschläge machen, die in der Realität nicht funktionieren.

Wichtig: Planungsverantwortliche müssen nachvollziehen können, wie die Vorschläge zustande kommen, und sie anpassen können.

Checkliste:

• Kann die Software eure Schichtmodelle abbilden?
• Lassen sich Qualifikationen und Rollen hinterlegen?
• Lassen sich Einsatzpläne automatisch und KI-gestützt erstellen?
• Lassen sich automatisch erstellte Vorschläge anpassen?
• Gibt es eine mobile Ansicht für Mitarbeitende?
• Lässt sich die Software für mehrere Standorte nutzen?

Früher wollte ich kein Planungs-Tool, ich dachte, es sei zu kompliziert. Aber mit pia bin ich sofort zurechtgekommen. Das Generieren ist toll und die automatische Ferienberechnung spart mir mühsame Rechnerei. Auch das Team findet pia super: Alles ist online und man kann noch schnell auf dem Nachhauseweg die Arbeitszeit erfassen.

Yolanda Burke

Stellvertretende Leitung MPA

Praxiszentrum Bern

Eine Arbeitsplan-Software sollte deine Branche kennen

Die Software und der Anbieter dahinter sollten verstehen, wie Betriebe wie deiner im Alltag funktionieren.

Eine Arztpraxis plant anders als ein Pflegeheim. Ein Detailhandelsbetrieb hat andere Anforderungen als eine soziale Institution. Es geht nicht nur darum, ob eine Software Schichten anzeigen kann, sondern auch darum, ob sie die Eigenheiten der eigenen Branche abbildet: typische Schichtmodelle, Qualifikationsanforderungen, Einsatzlogik, Personalstruktur.

Wer das beim Anbieter nicht gezielt nachfragt, merkt spätestens bei der Einführung, dass Funktionen fehlen, Workarounds nötig sind oder die Software so generisch aufgebaut ist, dass sie zwar irgendwie alles kann, aber nichts wirklich gut passt.

Dasselbe gilt für Gesamtarbeitsverträge (GAV) und interne Regelungen, die in vielen Branchen verbindlich sind. Wenn die Software diese Strukturen nicht abbilden kann, entstehen Fehler.

Checkliste:

• Ist der Anbieter spezialisiert auf eure Branche?
• Kennt die Software typische Schichtmodelle und die Einsatzlogik eures Betriebs?
• Lassen sich branchenspezifische GAV-Strukturen und Regelungen abbilden?

Was beachten bei Support und Weiterentwicklung?

Dienstplanung ist zu wichtig für den Betrieb, um bei Problemen lange auf Antworten zu warten.

Frag den Anbieter, wie Supportanfragen ablaufen. Gibt es Ansprechpersonen, die euren Betrieb kennen? Oder läuft der Support über ein Support-Center?

Halte ausserdem schon vor dem Vertragsabschluss die Augen offen: Wie schnell antwortet der Anbieter auf Anfragen? Wie reagiert er auf deine Wünsche? Wer schon in der Verkaufsphase langsam reagiert oder ausweicht, wird es später kaum besser machen.

Sprich mit bestehenden Kunden: Wie reagiert der Anbieter, wenn etwas nicht funktioniert? Werden Kundenwünsche umgesetzt?

Frag den Anbieter auch, wie die Software in den nächsten Jahren weiterentwickelt wird und ob Rückmeldungen von Kundinnen und Kunden einfliessen. Das zeigt, ob er langfristig denkt und Kundenfeedback ernst nimmt.

Schau dir ausserdem an, wie sich das Software-Unternehmen in den letzten Jahren entwickelt hat, wie gross der Kundenstamm ist und wer dahintersteht. Das gilt für grosse wie kleine Anbieter.

Checkliste:

• Wie laufen Support-Anfragen ab?
• Bietet der Software-Anbieter persönlichen Support?
• Wie plant der Anbieter, die Software weiterzuentwickeln?
• Was sagen bestehende Kunden zum Support und zur Weiterentwicklung der Software?
• Wie hat sich das Unternehmen in den vergangenen Jahren entwickelt?

Datenschutz: Worauf sollten Schweizer Unternehmen achten?

Einsatzplan-Software verarbeitet und speichert Personendaten. Schweizer Organisationen, die eine solche Lösung einführen, tragen dafür die datenschutzrechtliche Verantwortung – auch wenn ein externer Anbieter die Daten verarbeitet.

Das bedeutet: Organisationen müssen sicherstellen, dass das geltende Datenschutzgesetz eingehalten wird. Die Datenschutzerklärung des Software-Anbieters regelt, wie die Software mit personenbezogenen und anderen Daten umgeht.

Ein wichtiger Punkt ist der Datenstandort: Wo werden die Daten gespeichert? Für die meisten Schweizer Unternehmen ist ein Serverstandort in der EU akzeptabel.

In Branchen wie dem Gesundheitswesen oder bei sozialen Institutionen gibt es aber oft die Vorgabe, dass Daten die Schweiz nicht verlassen dürfen. Das sollte intern geklärt sein, bevor man Angebote einholt.

Gut zu wissen: Entscheidend ist nicht nur, wo die Daten liegen, sondern wer darauf zugreifen kann. Wenn Entwickler oder Support im Ausland mit Kundendaten arbeiten, verlassen diese Daten die Schweiz.

Checkliste:

• Ist die Datenschutzerklärung des Software-Anbieters konform mit dem geltenden Datenschutzgesetz?
• Wo befinden sich die Server (Schweiz, EU oder Drittland) und ist das für unsere Branche und Organisation zulässig?
• Wer kann auf die Daten zugreifen, etwa durch Support oder Entwicklung im Ausland, und ist das für unsere Branche und Organisation zulässig?
• Wie schützt der Anbieter die Daten technisch, zum Beispiel durch Verschlüsselung und Zugriffsrechte?
• Werden die Daten nach Vertragsende vollständig gelöscht?

Schweizer, europäische oder internationale Dienstplan-Software?

Der Standort eines Anbieters beeinflusst mit, nach welchem Recht eure Daten verarbeitet werden, wie gut der Anbieter Schweizer Anforderungen kennt und wie die Zusammenarbeit im Alltag aussieht.

Schweizer Anbieter unterliegen dem DSG, entwickeln und supporten oft vollständig im Inland und kennen die lokale Planungspraxis aus erster Hand. Das fängt bei scheinbar kleinen Dingen an, etwa bei kantonalen Feiertagen oder Pausen- und Ruhezeiten nach Schweizer Arbeitsrecht. Wer Nacht- oder Sonntagsarbeit oder Pikettdienste plant, braucht eine Software, die diese Besonderheiten kennt und rechtlich korrekt abbildet.

Anbieter aus der EU bieten mit der DSGVO zwar ein vergleichbares Datenschutzniveau, kennen die Schweizer Planungspraxis und branchenspezifischen Anforderungen aber oft weniger gut.

Internationale Anbieter – besonders ausserhalb der EU – bringen oft grosse Funktionsvielfalt und günstigere Preise mit, aber wenig Verständnis für Schweizer Spezifika, und der Datenschutz ist je nach Land deutlich schwächer geregelt.

Wichtig ist dabei nicht nur der Hauptsitz des Anbieters, sondern auch, wo Entwicklung, Support und Datenverarbeitung stattfinden. Ein Schweizer Unternehmen, das Entwicklung und Support ins Ausland auslagert, bietet nicht denselben Datenschutz und möglicherweise nicht dieselbe Kundennähe wie eines, das alles im Inland betreibt.

Checkliste:

• Wo ist der Sitz des Software-Anbieters?
• Kennt der Software-Anbieter das Schweizer Arbeitsrecht, kantonale Feiertage und GAV-Strukturen?
• Wo befinden sich Entwicklung und Support – auch wenn der Hauptsitz in der Schweiz oder in Europa ist?
• Welchem Datenschutzrecht unterliegt der Anbieter?

Schnittstellen und integrierte Funktionen

Eine Einsatzplan-Software muss sich nahtlos in den Betriebsalltag einfügen und gut mit anderen Programmen wie etwa der Buchhaltungs-Software zusammenspielen.

Manche Lösungen haben Funktionen wie Zeiterfassung oder Absenzenmanagement bereits integriert. Damit spart ihr euch externe Anbindungen.

Was fast immer separat angebunden werden muss, sind Lohnbuchhaltung und HR-Systeme. Eine gute Einsatzplan-Software stellt dazu Schnittstellen zur Verfügung. Fehlen solche Schnittstellen, entsteht oft Doppelarbeit: Daten werden manuell übertragen, Fehler entstehen, der erhoffte Zeitgewinn bleibt aus.

Wichtig ist nicht nur, ob es diese Schnittstellen gibt, sondern auch, wer bei Problemen zuständig ist. Wenn die Verbindung zur Buchhaltungs-Software nicht funktioniert, möchtet ihr nicht zwischen zwei Anbietern stehen, die sich gegenseitig die Verantwortung zuschieben.

Checkliste:

• Hat die Software integrierte Zusatzfunktionen wie Zeiterfassung oder Absenzenmanagement?
• Sind die nötigen Schnittstellen vorhanden, zum Beispiel zur Buchhaltungs-Software und HR-System?
• Wer ist verantwortlich, wenn eine Schnittstelle nicht funktioniert?

Sind grosse Software-Anbieter besser als kleine?

Nicht unbedingt. Es kommt darauf an, was deine Organisation braucht.

Grosse Anbieter bieten oft globale Verfügbarkeit, viele Sprachen, Anbindungen an Enterprise-Systeme. Für grosse Unternehmen oder Konzerne kann das die richtige Wahl sein.

Als kleines bis mittelgrosses KMU ist man bei grossen Anbietern jedoch oft eine kleine Kundennummer – Wünsche werden selten priorisiert, der Support läuft anonym.

Ein kleinerer Anbieter kann ein echter Partner auf Augenhöhe sein: persönliche Betreuung, schnelle Reaktion auf Rückmeldungen und echtes Interesse daran, dass die Software im Alltag funktioniert.

Checkliste:

• Bin ich diesem Anbieter als Kunde wichtig und zeigt er mir das auch?

Was braucht es für einen guten Start?

Eine Arbeitsplan-Software einzuführen bedeutet nicht nur, einen Account einzurichten. Wie gut die Einführung läuft und ob das Team mitzieht, entscheidet darüber, wie viel die Software im Alltag wirklich bringt.

Bestehende Daten müssen migriert, Prozesse angepasst und Verantwortlichkeiten neu definiert werden.

Ein guter Anbieter stellt einen realistischen Einführungsplan, eine Schulung für Planungs- und HR-Verantwortliche und einen persönlichen Ansprechpartner zur Verfügung.

Eine gute Einsatzplan-Software ist für Mitarbeitende so intuitiv bedienbar, dass sie auch ohne Erklärungen sofort verständlich ist. Mitarbeitende sollten deshalb keine Schulung benötigen.

All das spart Aufwand und erhöht die Akzeptanz im Team.

Wie gut ihr mit der Software zurechtkommt, prüft ihr am besten vor dem Kauf: Ein guter Anbieter lässt euch die Software kostenlos testen.

Checkliste:

• Hat der Anbieter einen Plan zur Einführung der Software?
• Müssen bestehende Daten migriert werden und wer übernimmt das?
• Bietet der Anbieter eine Schulung für Planungs- und HR-Verantwortliche?
• Lässt sich die Software unverbindlich testen?
• Ist die Software für Mitarbeitende ohne Schulung bedienbar?

Machen Preisvergleiche Sinn?

Wer nur den monatlichen Lizenzpreis vergleicht, verpasst das grössere Bild.

Frag den Anbieter konkret, was im Preis enthalten ist und was nicht: zum Beispiel Einführung, Datenmigration, Schulungen, Schnittstellenanbindungen, Updates und neue Funktionen. Kläre auch, wie viele Mitarbeitende in der Lizenz inbegriffen sind und was es kostet, wenn das Team wächst.

Eine günstige Lizenz kann durch hohe Einführungskosten, fehlende Schnittstellen, internen Zusatzaufwand oder schlechten Support schnell teurer werden als eine auf den ersten Blick teurere Lösung. Entscheidend sind die Gesamtkosten über mehrere Jahre – nicht nur der Monatspreis.

Checkliste:

• Was ist im Lizenzpreis enthalten und was nicht?
• Wie viele Mitarbeitende sind in der Lizenz inbegriffen, und was kostet Wachstum?
• Was kostet die Einführung, Datenmigration und Schulung?
• Wie hoch ist der interne Aufwand für die Einführung der Software?
• Sind Schnittstellenanbindungen im Preis inbegriffen?
• Wie hoch sind die Gesamtkosten über mehrere Jahre?

Warum Schweizer Gesundheits- und Sozialeinrichtungen pia als Dienstplan-Software wählen

pia kennt den Alltag von medizinischen Einrichtungen wie Praxiszentren, Hausarztpraxen, Apotheken und sozialen Einrichtungen wie Kinder- und Pflegeheimen. Dieses Wissen fliesst direkt in die Dienstplan-Software ein.

pia speichert Daten ausschliesslich auf Schweizer Servern und entwickelt die Software in der Schweiz.

Was Kunden ausserdem schätzen, ist der direkte Draht zu pia: Unser Team in Zürich nimmt jede Supportanfrage persönlich entgegen. Die Wünsche unserer Kundinnen und Kunden fliessen direkt in die Weiterentwicklung der Software ein: Die ersten Rückmeldungen aus unserer jüngsten Kundenumfrage hatten wir wenige Wochen später bereits umgesetzt.

pia plant Einsatzpläne KI-gestützt und automatisch auf Basis von Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Pensen und Freiwünschen. Der Algorithmus berücksichtigt dabei auch das Schweizer Arbeitsrecht sowie branchenspezifische Anforderungen. Automatisch erstellte Einsatzpläne lassen sich jederzeit anpassen.