Ferienplanung im Unternehmen – der Schweizer Guide 2026

Ähnliche Dynamiken zeigen sich auch rund um Weihnachten, Neujahr oder Ostern.

Konflikte rund um die Ferienplanung im Team entstehen meist aus dem Gefühl, ungleich behandelt worden zu sein. Wenn eine Person ihre Wunschwochen bekommt und eine andere ohne nachvollziehbaren Grund vertröstet wird, bleibt oft ein ungutes Gefühl zurück.

Die Nachfragespitzen an sich sind strukturell bedingt und lassen sich nicht wegplanen. Vermeidbar sind aber: die Konflikte, die daraus entstehen, und das Chaos, das entsteht, wenn die Spitze zu spät sichtbar wird – weil die ersten Ferienwünsche unkoordiniert im Mai eintrudeln und bis dahin niemand einen Überblick hatte.

Rechtliche Leitplanken zur Ferienplanung im Betrieb

Bei der Ferienplanung gibt es rechtlich einiges zu beachten. Der folgende Überblick zeigt die wichtigsten Fragen und Antworten, die für die Praxis relevant sind.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Die Angaben beruhen auf unserer Recherche zum Zeitpunkt der Veröffentlichung, ohne Gewähr auf Vollständigkeit oder Aktualität. Für eine verbindliche Einschätzung empfehlen wir, eine Fachperson beizuziehen.

Wie viele Ferientage haben Arbeitnehmende in der Schweiz?

Der gesetzliche Mindestanspruch liegt bei vier Wochen pro Dienstjahr, für Mitarbeitende bis zum vollendeten 20. Altersjahr bei fünf Wochen (Art. 329a OR). Einzelverträge oder GAV können grosszügiger sein, aber nicht darunterliegen.

Wer bestimmt den Zeitpunkt der Ferien?

Grundsätzlich bestimmt der Arbeitgeber den Zeitpunkt der Ferien. Der Arbeitgeber entscheidet aber nicht völlig frei, sondern muss die Wünsche der Arbeitnehmenden einbeziehen, wo dies möglich ist (Art. 329c Abs. 2 OR). Zum Beispiel bei Mitarbeitenden mit schulpflichtigen Kindern.

Was passiert mit nicht bezogenen Ferientagen?

Nicht bezogene Ferientage werden ins Folgejahr übertragen und verjähren erst nach fünf Jahren.

Ferien dürfen während des laufenden Arbeitsverhältnisses grundsätzlich nicht ausbezahlt werden (Art. 129d Abs. 2 OR). Das hat damit zu tun, dass sie der Erholung dienen.

Dürfen wir als Arbeitgeber die Ferien unserer Mitarbeitenden verschieben?

Arbeitgeber dürfen Ferien kurzfristig verschieben, aber nur in Notfällen und «aus wichtigen Gründen». Als Beispiel nennt law.ch, wenn ein Unternehmen einen kurzfristigen Grossauftrag erhält, der zeitnah abzuwickeln ist.

Der Arbeitgeber muss für die Kosten aufkommen, die den Mitarbeitenden durch eine solche kurzfristige Verschiebung entstehen, zum Beispiel die Hotel- und Reiseannullationskosten.

Müssen wir Ferien am Stück gewähren, oder dürfen wir sie in einzelne Tage aufteilen?

Gemäss Art. 329c Abs. 1 OR müssen Arbeitnehmende mindestens einmal pro Jahr zwei Wochen Ferien am Stück beziehen.

Das hat damit zu tun, dass die Ferien der Erholung dienen und diese bei kürzeren Ferien nicht im gleichen Mass eintritt. Ein Verzicht auf diese Regel ist nicht möglich, selbst wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter lieber nur kurze Blöcke nehmen würde.

Was passiert, wenn Mitarbeitende während den Ferien krank sind?

Erkrankt jemand während der Ferien und wird dadurch der Erholungszweck der Ferien verhindert, gilt die Person als ferienunfähig. Die betroffenen Tage werden gutgeschrieben, in der Regel gegen Vorlage eines Arztzeugnisses. Wer sich trotz gesundheitlicher Beeinträchtigung erholen kann, gilt nicht automatisch als ferienunfähig.

Was passiert mit dem Ferienanspruch, wenn eine Person länger krankgeschrieben ist?

Ferien wachsen mit der geleisteten Arbeit. Deshalb dürfen sie nach einem Monat Krankschreibung gekürzt werden – für jeden weiteren vollen Abwesenheitsmonat um einen Zwölftel.

Ohne diese Regel hätte beispielsweise eine Person, die ein ganzes Jahr krankgeschrieben war und ihre Ferien deshalb gar nicht beziehen konnte, am Jahresende ihren vollen Ferienanspruch noch zugut, und würde diesen ins nächste Jahr mitnehmen.

Früher wollte ich kein Planungs-Tool, ich dachte, es sei zu kompliziert. Aber mit pia bin ich sofort zurechtgekommen. Das Generieren ist toll und die automatische Ferienberechnung spart mir mühsame Rechnerei. Auch das Team findet pia super: Alles ist online und man kann noch schnell auf dem Nachhauseweg die Arbeitszeit erfassen.

Yolanda Burke

Stellvertretende Leitung MPA

Praxiszentrum Bern

6 Tipps für die entspannte Ferienplanung im Betrieb

1. Feste Frist für Ferienwünsche

Ohne Anmeldefrist trudeln Ferienwünsche das ganze Jahr verstreut ein – einer im Januar, der andere im Juni. Wer zuerst fragt, ist automatisch im Vorteil, unabhängig davon, wie dringend der Wunsch eigentlich ist.

Üblich und sinnvoll ist eine jährliche Frist zu Jahresbeginn, bis zu der alle ihre Ferienwünsche fürs ganze Jahr einreichen – das schafft einen gemeinsamen Startpunkt, an dem alle Wünsche gleichzeitig auf dem Tisch liegen.

2. Ferienwünsche strukturiert erfassen

Formlose Erfassung, etwa per WhatsApp, wirkt unbürokratischer, kostet am Ende aber mehr Zeit: Wünsche verschwinden in Chatverläufen, niemand hat den Überblick, und bei der ersten Rückfrage («Wer hat das nochmal wann gesagt?») beginnt die Sucherei von vorn. Strukturiert erfasst, etwa über ein Tool oder Formular, sind alle Informationen sofort auffindbar und vergleichbar.

3. Puffer in der Ferienzeit einplanen

Wenn etwa während der Sommerferien ohnehin schon ein Drittel des Teams weg ist, reicht eine einzige Krankmeldung, und die Schicht ist unterbesetzt.

Deshalb lohnt sich in der Ferienzeit eine Pufferplanung besonders: eine kleine Reserve an Zeit oder Personal, die nicht für Ferien verplant wird, sondern für genau solche Fälle bereitsteht. Das kann eine feste Springer-Rolle sein, die reihum von verschiedenen Teammitgliedern übernommen wird, oder schlicht eine bewusst etwas grosszügiger kalkulierte Mindestbesetzung in der Ferienzeit.

4. Ferien frühzeitig bekanntgeben

Je früher der Ferienzeitpunkt feststeht, desto eher können Mitarbeitende vernünftig planen – Flüge buchen, Kinderbetreuung organisieren, mit dem Rest der Familie koordinieren. Das SECO nennt drei Monate als Minimum.

5. Ferienübersicht für alle sichtbar machen

Nicht nur die planende Person sollte den Überblick über die Ferienplanung haben, sondern das ganze Team. Ein Aushang im Pausenraum reicht dafür nicht, wenn Teile des Teams selten dort vorbeikommen.

Idealerweise gibt es einen zentralen, digital zugänglichen Plan, der immer aktuell ist, statt mehrerer Versionen, die per Mail oder Ausdruck im Umlauf sind und irgendwann nicht mehr übereinstimmen.

6. Nachvollziehbarkeit sicherstellen

Wer wann was zugesagt bekommen hat und warum, sollte dokumentiert sein. Ohne schriftliche Dokumentation verliert selbst das fairste Kriterium seine Wirkung – niemand kann im Nachhinein prüfen, ob es tatsächlich angewendet wurde.

Ferien fair planen – auch wenn nicht alle Wünsche erfüllt werden

Mehrere Personen wollen dieselbe Ferienwoche, und nicht alle können sie bekommen. Wie dann die Entscheidung fällt, wirkt sich direkt auf das Betriebsklima aus.

Zwei Dinge machen dabei den Unterschied: die Kriterien, nach denen entschieden wird, und wie transparent sie kommuniziert werden.

Kriterien und Spielregeln transparent kommunizieren

Wenn es darum geht, Ferienwünsche zu priorisieren, ist es entscheidend, dass die Kriterien dafür transparent und frühzeitig kommuniziert werden. Erklärt man sie erst, nachdem die Wünsche schon da sind, wirkt jede Entscheidung wie eine Ausrede – selbst wenn sie eigentlich fair wäre.

Wenn jemand seinen bereits bestätigten Wunsch nochmal anpassen will, sollte ebenfalls vorab klar sein, ob und bis wann das noch möglich ist – sonst wird aus einer eigentlich harmlosen Planänderung schnell ein neuer Konfliktherd.

Mitarbeitende mit schulpflichtigen Kindern haben bei den Schulferien Vorrang

Bevor andere Kriterien zum Zug kommen: Wer schulpflichtige Kinder hat, hat bei den Schulferien Vorrang.

Kollidieren also die Wünsche eines Mitarbeiters mit schulpflichtigen Kindern mit denen einer kinderlosen Kollegin, hat er in der Regel den stärkeren Anspruch auf die Schulferienwochen.

Erst wenn mehrere Personen mit vergleichbarer Ausgangslage – etwa mehrere Eltern schulpflichtiger Kinder – um dieselbe Woche konkurrieren, braucht es ein zusätzliches Kriterium.

Weitere Priorisierung bei der Ferienplanung

Drei Modelle sind gängig.

Die Anmeldereihenfolge – wer zuerst fragt, mahlt zuerst – ist zwar einfach, aber sie belohnt Schnelligkeit statt Bedürfnis. Wer die Mail sofort sieht, gewinnt gegen die Person, die erst zwei Tage später im Schichtdienst dazukommt.

Die Priorisierung nach Dienstalter würdigt langjährige Mitarbeit, Erfahrung und Unternehmenstreue. Neue Mitarbeitende ziehen jedoch strukturell und dauerhaft den Kürzeren.

Rotation gilt objektiv als die fairste Methode. Wer diesen Sommer zurückstecken muss, bekommt im nächsten Jahr Vorrang. Wer dieses Jahr an Weihnachten arbeiten muss, bekommt nächstes Jahr frei. Die Rotation nimmt jedoch keine Rücksicht auf individuelle Bedürfnisse oder Dringlichkeit.

In der Praxis wird Fairness meist durch Kombinationen erreicht. Die meisten Betriebe kombinieren: Rotation als Grundprinzip, mit Ausnahmen für echte Notfälle, dringende persönliche Gründe oder besondere individuelle Belastungen.

Dazu kommt: Nicht alle Wünsche sind gleich gelagert. Es gibt Mitarbeitende, denen es nichts ausmacht, den Sommer über zu arbeiten, die dafür aber unbedingt über Neujahr freinehmen möchten – und umgekehrt. Ein faires System erkennt solche Unterschiede und nutzt sie. Statt beide einfach nach demselben starren Raster zu behandeln, lohnt sich der Blick darauf, wer worauf tatsächlich Wert legt.

Wie kommunizieren wir eine Ferienabsage fair?

Drei Dinge entscheiden, wie eine Absage ankommt: der erkennbare Bezug zur Regel, das Timing, und ob eine Alternative angeboten wird.

Der Regelbezug zuerst: «Du bist dieses Jahr nicht dran, weil du letztes Jahr schon die Julitermine hattest – nächstes Jahr hast du Vorrang» lässt sich nachvollziehen und akzeptieren. «Das geht leider nicht» ohne Begründung wirkt wie Willkür, selbst wenn im Hintergrund dieselbe faire Regel angewendet wurde.

Stichwort Timing: Je früher die Absage kommt, desto mehr Spielraum bleibt – für eine Alternative, für eigene Anschlusspläne. Eine Absage kurz vor dem Wunschtermin lässt praktisch keinen Raum mehr, weder für die betroffene Person noch für die Planung selbst.

Und wo möglich: eine Alternative statt eines reinen Neins. Eine benachbarte Woche, ein anderer Zeitraum im Jahr. Das macht aus einer Ablehnung einen Kompromissvorschlag – und zeigt, dass der Wunsch ernst genommen wurde, auch wenn er nicht eins zu eins erfüllt werden konnte.

Excel oder Software: Wie erstellt man einen Ferienplan?

Es gibt nicht die eine richtige Methode, eine Ferienplanung zu organisieren. Zwei Wege sind in der Praxis am häufigsten: die Excel-Tabelle und die Dienstplansoftware. Beide haben ihren Platz – die Frage ist, welcher zu eurer Situation passt.

Ferienplan mit Excel: Wann funktioniert das?

In kleinen Betrieben ist Excel eine oft genutzte Methode für die Ferienplanung. Der Grund liegt auf der Hand: Excel ist kostenlos, vertraut und für einfache Fälle schnell selbst gebaut.

Für ein kleines Team mit einheitlichen Pensen und ohne grössere Unterschiede bei Funktionen oder Kompetenzen reicht eine simple Tabelle oft völlig aus.

Sobald aber unterschiedliche Pensen oder Funktionen im Team dazukommen, kann die Planung auch in kleinen Teams von fünf Personen zu komplex für Excel werden.

Die Planung frisst Zeit, es schleichen sich Fehler ein, es sind plötzlich mehrere Versionen im Umlauf, Mitarbeitende sind öfter unzufrieden mit dem Arbeitsplan.

Wann lohnt sich eine Software für die Dienst- und Ferienplanung?

Eine Arbeitsplan-Software setzt dort an, wo Excel an seine Grenzen stösst.

Ferienwünsche fliessen direkt in die Planung ein, statt separat verwaltet und von Hand abgeglichen zu werden. Wer wann frei möchte, ist sofort Teil des Gesamtbilds, nicht eine zusätzliche Liste, die man im Kopf behalten muss.

Vorschläge, die von einem Algorithmus kommen und Dutzende Faktoren gleichzeitig einbeziehen, wirken objektiver als eine Einzelentscheidung von einer Teamleitung – selbst wenn die Kriterien am Ende dieselben sind. Das fördert die Akzeptanz im Team, gerade bei kollidierenden Wünschen.

Mitarbeitende sehen ihre eigenen Ferien und die des Teams jederzeit in der App, können Wünsche selbst eintragen und den Stand ihrer Anfrage nachverfolgen.

Weil die Dienstpläne von überall zugänglich sind, gibt es auch keine Diskussion mehr darüber, welche Version gerade gilt. Ein Blick genügt, und der Stand ist für alle derselbe. Manuell eingreifen lässt sich trotzdem jederzeit, etwa per Drag-and-drop, wenn eine Situation das erfordert.

Die Nachfragespitzen, etwa im Sommer oder rund um die Feiertage, werden dadurch nicht kleiner. Aber aus einer strukturellen Herausforderung muss kein jährliches Chaos mehr werden.

Braucht ihr eine Software für die Ferienplanung, oder reicht Excel (noch)?

Ein kurzer Check hilft bei der Einschätzung. Wie ist eure letzte Ferienplanung gelaufen?

Reibungslos? Wunderbar.

Falls nicht, kommt dir vielleicht das eine oder andere bekannt vor:

• Die Ferienplanung hat Stunden gedauert.
• Ferienwünsche kamen über verschiedene Kanäle rein – eine WhatsApp hier, eine E-Mail dort –, und es war mühsam, alles an einem Ort zusammenzubringen.
• Ein Ferienwunsch ist irgendwo untergegangen und erst spät wieder aufgetaucht.
• Es gab wiederholt Rückfragen, Fehler oder kurzfristige Korrekturen.
• Es waren zwischenzeitlich mehrere Versionen der Tabelle im Umlauf.
• Ihr seid nicht sicher, ob eure Ferienplanung wirklich fair ist.
• Mitarbeitende haben euch bereits rückgemeldet, dass sie die Ferienplanung als unfair empfinden.
• Jemand musste seine geplanten Ferien kurzfristig ändern, weil die Besetzung sonst nicht gestimmt hätte.
• Mindestens eine Person hat mehrmals nachgefragt, weil sie nicht wusste, ob ihre Ferien genehmigt wurden.
• Die Ferienplanung hat die Stimmung im Team zumindest vorübergehend belastet.
• Mindestens ein Teammitglied ist unzufrieden, weil seine Ferienwünsche ohne nachvollziehbare Begründung abgelehnt wurden.

Wenn einer oder mehrere dieser Punkte auf euch zutreffen, könnte euch eine Dienstplansoftware das Leben leichter machen.