Kurzfristige Einsätze: Wenn immer die Gleichen einspringen

Sonntagabend, kurz nach sieben. Sandra hat sich für morgen krankgemeldet. Du gehst im Kopf das Team durch. Dabei weisst du eigentlich längst, wen du anrufen wirst: Lea. Lea sagt fast immer Ja. Letzte Woche auch. Und die Woche davor.

Die Verlässlichen im Team

In den meisten Betrieben gibt es sie: die Mitarbeitenden, auf die man sich immer verlassen kann. Sie sagen öfter ja, springen kurzfristig ein und übernehmen auch dann eine Schicht, wenn es ihnen eigentlich nicht passt.

Natürlich sind zuverlässige Mitarbeitende für einen Betrieb enorm wertvoll.

Gleichzeitig kann so ein Muster entstehen: Man weiss, auf wen man sich verlassen kann, also fragt man diese Personen immer wieder an. Das scheint effizient und unkompliziert. Was als pragmatische Lösung beginnt, wird zur Gewohnheit. Und Gewohnheiten hinterfragt man selten.

Mitarbeitende, die selten widersprechen, werden also immer häufiger für anspruchsvolle, unbeliebte oder ungünstige Schichten eingeplant.

Einzelne tragen mehr Verantwortung, übernehmen zusätzliche Einsätze und gleichen Lücken aus, während andere stabil im ursprünglichen Plan bleiben – schlicht, weil sie weniger verfügbar sind oder weniger im Fokus stehen.

«Eine zusätzliche Schicht hier, ein spontaner Einsatz dort, oft begleitet vom Gefühl, dass die eigene Hilfsbereitschaft weder gesehen noch erwidert wird.»

Hilfsbereitschaft kann zur Belastung werden

Ein solches Ungleichgewicht kann mit der Zeit zur Belastung werden. Das Problem zeigt sich selten in einem grossen Konflikt, sondern entwickelt sich leise über Wochen und Monate.

Eine zusätzliche Schicht hier, ein spontaner Einsatz dort, oft begleitet vom Gefühl, dass die eigene Hilfsbereitschaft von den anderen Mitarbeitenden weder wirklich gesehen noch erwidert wird.

Irgendwann verändert sich die Wahrnehmung. Gedanken wie «Warum fragt man eigentlich immer mich?» oder «Fällt das eigentlich niemandem auf?» tauchen auf, werden aber selten offen angesprochen.

«Irgendwann ist es Lea, die anruft. Vielleicht meldet sie sich krank, vielleicht will sie ihr Pensum reduzieren.»

Auf Dauer geht die Rechnung nicht auf

Wer oft einspringt, wird mit der Zeit gereizt, und die anderen spüren die Schieflage, auch wenn niemand sie anspricht.

Und irgendwann ist es Lea, die anruft. Vielleicht meldet sie sich krank, vielleicht will sie ihr Pensum reduzieren. Oder es liegt eines Morgens ihre Kündigung auf deinem Tisch. Dann fehlt ausgerechnet die Person, die bisher immer eingesprungen ist, und du merkst, wie sehr dein ganzer Plan an zwei, drei Leuten hing.

«Lea erwartet keine grosse Bühne. Aber sie merkt genau, ob ihr Einsatz gesehen wird oder als selbstverständlich gilt.»

5 Schritte, damit nicht immer dieselben einspringen

1. Sichtbar machen, wer wie oft einspringt

Lea hat den Eindruck, sie springe praktisch jede Woche ein. Du würdest schwören, es war höchstens einmal im Monat.

Beides ist Bauchgefühl, und über Bauchgefühl lässt sich schlecht reden. Über Zahlen schon.

Für den Anfang genügt eine einfache Liste. Tragt bei jedem kurzfristigen Einsatz ein, wer eingesprungen ist, wann und für welche Schicht. Nach drei Monaten seht ihr, ob sich die Einsätze gleichmässig verteilen oder ob zwei, drei Namen herausstechen.

Aussagekräftiger wird die Zahl, wenn ihr sie ins Verhältnis zum Pensum setzt. Wer 40 Prozent arbeitet und viermal eingesprungen ist, hat anteilig mehr geleistet als jemand mit 100 Prozent und fünf Einsätzen.

Zählt ausserdem mit, wie oft jemand gefragt wurde und abgesagt hat. Das zeigt, ob wirklich immer dieselben gefragt werden oder ob andere zwar angefragt werden, aber nie können.

2. Mit dem Team reden

Lea erwartet vermutlich keine grosse Bühne. Sie merkt aber genau, ob ihr Einsatz gesehen wird oder als selbstverständlich gilt. Ein kurzes Gespräch unter vier Augen kann schon viel bewirken.

Nimm deine Zahlen mit und sag konkret, was du beobachtet hast: «Lea, du bist in den letzten drei Monaten sechsmal eingesprungen, öfter als alle anderen.» Damit zeigst du, dass dir ihr Einsatz aufgefallen ist. Ein allgemeines «Danke fürs Einspringen» schafft das nicht.

Frage nach, wie es ihr damit geht. Manche springen gern ein und nehmen den Zuschlag dankbar mit. Andere sagen Ja, weil sie sich nicht trauen, Nein zu sagen. Und wenn Lea mit «passt schon» antwortet? Dann hak nach, denn «passt schon» heisst ziemlich oft: Passt eben nicht.

Wer oft einspringt, braucht manchmal Schutz vor der eigenen Hilfsbereitschaft. Mach klar, dass ein Nein keine Folgen hat, und vereinbare mit ihr, wenn nötig, eine Obergrenze – etwa zwei Einsätze pro Monat. Das entlastet Lea und zwingt dich, auch die anderen zu fragen.

Und die, die nie einspringen? Oft gibt es gute Gründe, etwa Kinderbetreuung oder einen zweiten Job. Frag nach, bevor du urteilst. Wer nicht kurzfristig kann, übernimmt vielleicht eher planbare Randdienste. So trägt jede Person ihren Teil, nur auf unterschiedliche Art.

3. Einspringen fair verteilen

Ohne feste Regel greifst du in der Hektik zum Telefon und rufst an, wer am ehesten Ja sagt. Und schon bist du wieder bei Lea. Deshalb braucht es eine Abmachung, wer zuerst gefragt wird. Welches Modell passt, hängt vor allem von der Grösse deines Teams ab:

• Rotation: Eine Liste legt die Reihenfolge fest. Wer eingesprungen ist, rutscht ans Ende. Wer absagt, bleibt oben und wird beim nächsten Mal wieder zuerst gefragt. Das eignet sich gut für kleine Teams.
• Reserve-Dienst: Pro Woche oder Wochenende ist eine Person im Voraus als erste Ansprechperson eingeteilt, falls jemand kurzfristig ausfällt. Das macht den Einsatz planbar, und alle anderen haben in dieser Zeit Ruhe. Muss die Person dafür erreichbar sein, gilt das rechtlich als Pikettdienst, mit eigenen Regeln zu Häufigkeit und Entschädigung.
• Offene Anfrage: Die Schicht wird fürs ganze Team ausgeschrieben, etwa in einer Schichtbörse. Das nimmt Druck vom Einzelnen. Weil aber oft die Gleichen am schnellsten reagieren, braucht es eine Zusatzregel – zum Beispiel: Wer diesen Monat schon eingesprungen ist, kommt erst zum Zug, wenn sich sonst niemand meldet.

4. Kurzfristige Einsätze anerkennen und ausgleichen

Wer kurzfristig einspringt, gibt etwas her: einen freien Abend, ein Treffen mit Freunden, einen Abend, für den eine Kinderbetreuung organisiert werden muss. Das muss sich lohnen, und zwar spürbar.

Den Ausgleich für Überzeit schreibt das Gesetz ohnehin vor. Darüber hinaus wirkt oft etwas Kleines, das kaum etwas kostet, zum Beispiel Vorrang beim nächsten Freiwunsch oder ein fixer freier Tag nach mehreren Einsätzen. Hauptsache, die Regel gilt für alle gleich und ist bekannt, bevor der nächste Ausfall kommt.

5. Weniger Lücken, weniger Einspringen

Wenn ständig irgendwer einspringen muss, ist das oft ein Zeichen, dass Dienstpläne von Anfang an zu knapp gebaut sind.

Ein Blick auf die eigenen Zahlen lohnt sich: Wie viele Schichten mussten in den letzten Monaten kurzfristig neu besetzt werden? An welchen Tagen? Häufen sich die Ausfälle im Winter, am Montag oder nach langen Dienstblöcken, lässt sich gezielt vorsorgen.

Möglichkeiten dafür gibt es verschiedene. Ein kleiner Puffer in der Besetzung, besonders in der Grippesaison, kann Engpässe im Vorhinein vermeiden. Grössere Betriebe arbeiten mit einem Springerpool, also Mitarbeitenden, die gezielt für Ausfälle eingesetzt werden und dafür entsprechend eingeplant sind.

Wer im Blick hat, welche Teammitglieder für welche Schichten qualifiziert sind, findet ausserdem schneller Ersatz, ohne lange herumzutelefonieren.

Nicht zuletzt: Wer übermüdet ist, fällt eher aus. Ein Plan mit ausreichend Erholung zwischen den Diensten ist auch ein Plan mit weniger Lücken.

Wie pia bei der fairen Dienstplanung hilft

Mit einer Liste und klaren Regeln kommst du schon relativ weit. Einfacher wird es, wenn eine Software die Muster für dich sichtbar macht und direkt ausgleicht.

In pia sorgt die Funktion «Gerechte Verteilgruppe» dafür, dass potenziell unbeliebtere Schichten, etwa am Wochenennde oder am Morgen, gekennzeichnet und gleichmässig im Team verteilt werden, egal, wer sich lautstark wehrt und wer still alles mitmacht.

Für kurzfristige Lücken gibt es Schichttausch und Schichtbörse. Mitarbeitende können Einsätze selbst abgeben oder übernehmen, die Anfrage läuft direkt über die Software. Dabei bleibt nachvollziehbar, wer ursprünglich eingeplant war und wer kurzfristig eingesprungen ist.

Das entlastet nicht nur die Planung, sondern stärkt auch das Gefühl von Fairness im Team.

Und Lea? Die erlebt endlich wieder einen Sonntagabend, an dem ihr Handy still bleibt.