Konfiguration Stundenauszüge

Mit pia hast du die Möglichkeit, einen Auszug sowohl vom Mitarbeitenden wie auch von AdministratorInnen online freigeben zu lassen.

Ein freigegebener Stundenauszug ist nicht mehr veränderbar. Weder der Mitarbeitende selbst noch die AdministratorInnen können noch Änderungen vornehmen.

Sollte dennoch etwas geändert werden, so muss der Auszug gelöscht und neu erstellt werden. Auch der Freigabezyklus muss in diesem Fall neu durchlaufen werden.

Konfiguration auf Betriebsebene

Die Konfiguration auf Betriebsebene findest du auf der Einstiegsseite deines Betriebs. Klicke dort auf das Icon .

Konfiguration der Freigaben

Im Abschnitt Zeitmanagement kannst du folgende Einstellungen hinterlegen:

• Stundenauzug muss durch MitarbeiterIn freigegeben werden

  Aktivierst du diese Position, so müssen deine Mitarbeitenden ihre Stundenauszüge jeweils freigeben. pia empfiehlt dir, diese Einstellung vorzunehmen. Denn so können deine Mitarbeitenden mit der Freigabe bestätigen, dass die Stunden korrekt und vollständig erfasst worden sind.

  Dies ist mit einer Unterschrift zu vergleichen. Zudem ist gewährleistet, dass nach der Freigabe keine Veränderungen an den Einträgen mehr vorgenommen werden können.

  Hast du diese Option aktiviert, steht dir zusätzlich noch folgendes Feld zur Verfügung:

• Standard Anzahl AdministratorInnen, welche Stundenauszug freigegeben müssen

  Hier kannst du angeben, wie viele AdministratorInnen den Stundenauszug nach Freigabe durch den Mitarbeitenden ihrerseits bestätigen müssen. Bei der Erfassung eines neuen Mitarbeitenden wird dieser Wert als Standardwert übernommen. Du kannst aber auf Ebene des einzelnen Mitarbeitenden auch eine individuelle Anzahl hinterlegen.

Konfiguration Benachrichtigungen

pia kann Erinnerungen an deine Mitarbeitenden und die AdministratorInnen versenden, damit die Stundenfreigabe nicht vergessen geht. Unter Benachrichtigungen kannst du diese Einstellung vornehmen. Dabei definierst du einen Stichtag für die Erinnerung. pia empfiehlt, den letzten Tag des Stundenauszugs dafür zu wählen. Du kannst die Erinnerungen an die Mitarbeitenden und diejenigen an die AdministratorInnen vor oder nach dem Stichtag ansetzen.