Konfiguration Stundenauszüge

Stundenauszüge geben dir eine gute Übersicht über die gearbeiteten Stunden deiner Mitarbeitenden. In der Regel wird der Stundenauszug mit der Lohnzahlung versendet und umfasst die Dauer von einem Monat. Mit pia hast du zwei Möglichkeiten, Stundenauszüge zu erstellen - mit oder ohne Freigabeprozess.

Stundenauszüge ohne Freigabeprozess

Bei dieser Variante werden die erfassten Arbeitsstunden nicht durch Mitarbeitende oder Admins freigegeben. Wenn du diese Einstellung hinterlegen möchtest, gehe wie folgt vor:

  • Auf Betriebsebene findest du auf der Einstiegsseite deines Betriebs das Icon . Deaktiviere dort im Abschnitt Zeitmanagement die Einstellung Stundenauzug muss durch MitarbeiterIn freigegeben werden. Jetzt können deine Mitarbeitenden ohne Freigabe ihre Stunden eintragen.
  • Unter Mitarbeitende > Einzelner Mitarbeitender > Stundenauszüge findest du nun den Button Stundenauszug erstellen. Klicke auf den Button und definiere die gewünschte Dauer, damit pia dir ein PDF erstellen kann.

Stundenauszüge mit Freigabeprozess

Entscheidest du dich für die Variante Stundenauszug mit Freigabe, hast du verschiedene Möglichkeiten. Du kannst die Stundenauszüge von deinen Mitarbeitenden freigeben lassen und zusätzlich noch die Freigabe von einem oder mehreren Admins erfordern.

Konfiguration der Freigaben

Hinterlege zunächst auf Betriebsebene im Abschnitt Zeitmanagement die folgenden Einstellungen:

  • Stundenauzug muss durch MitarbeiterIn freigegeben werden

    Aktiviere diese Option, damit deine Mitarbeitenden ihre Stundenauszüge jeweils freigeben müssen. Dies ist mit einer Unterschrift zu vergleichen und zudem ist gewährleistet, dass nach der Freigabe keine Veränderungen an den erfassten Stunden vorgenommen werden können.
    pia empfiehlt dir, diese Einstellung vorzunehmen. Denn so können deine Mitarbeitenden mit der Freigabe bestätigen, dass die Stunden korrekt und vollständig erfasst worden sind.

    Hast du diese Option aktiviert, steht dir zusätzlich noch folgendes Feld zur Verfügung:

  • Standard Anzahl AdministratorInnen, welche Stundenauszug freigegeben müssen

    Hier kannst du angeben, wie viele AdministratorInnen den Stundenauszug nach Freigabe durch den Mitarbeitenden ihrerseits bestätigen müssen. Bei der Erfassung eines neuen Mitarbeitenden wird dieser Wert als Standardwert übernommen. Du kannst aber auf Ebene des einzelnen Mitarbeitenden auch eine individuelle Anzahl hinterlegen.

Betriebskonfiguration

Konfiguration Benachrichtigungen

pia kann Erinnerungen an deine Mitarbeitenden und die AdministratorInnen versenden, damit die Stundenfreigabe nicht vergessen geht. Unter Benachrichtigungen kannst du diese Einstellung vornehmen. Dabei definierst du einen Stichtag für die Erinnerung. pia empfiehlt, den letzten Tag des Stundenauszugs dafür zu wählen. Du kannst die Erinnerungen an die Mitarbeitenden und diejenigen an die AdministratorInnen vor oder nach dem Stichtag ansetzen. E-Mail-Konfiguration