Freigabeprozess Stundenauszüge

Zeitrahmen für ganze Abteilung definieren

AufAbteilungsebene unter Mitarbeitende > Stundenauszüge findest du die Stundenauszüge aller Mitarbeitenden der Abteilung. Klicke hier auf den Button «Zeitrahmen für alle Mitarbeitenden definieren». Wähle jeweils eine eindeutige Bezeichnung für die neue Periode wie zum Beispiel “Mai 2022”.

Zeitrahmen für ganze Organisation definieren

Du hast auch die Möglichkeit aufOrganisationsebene unter Mitarbeitende > Zeiterfassung > Stundenauszüg den Zeitrahmen für alle Mitarbeitenden organisationsweit zu definieren.

Vorschau und Status der Stundenauszüge

Nachdem du den Zeitrahmen definiert hast, erscheinen in dieser Ansicht die neuen Stundenauszüge. Für eine bessere Übersicht kannst du die Stundenauszüge aller Mitarbeitenden über das Dropdown filtern.

Mit Klick auf kannst du eine Vorschau des Stundenauszugs ansehen. Diese Vorschau enthält natürlich immer erst die bis dahin erfassten Stunden.

Zudem findest du in dieser Ansicht den Button «Auf Änderungen nach Freigabe prüfen», mit dem du alle Stundenauszüge der Abteilung auf Änderungen nach Freigabe durch den Mitarbeitenden prüfen kannst. Näheres dazu findest du nachfolgend im Abschnitt “Status”.

Freigaben einholen

Die von dir erstellten Stundenauszüge sind nun für die Mitarbeitenden unter Mitarbeitende > Einzelner Mitarbeitender > Stundenauszüge einsehbar. Grundsätzlich können deine Mitarbeitenden ihre Stundenauszüge jederzeit freigeben. Sinn macht es natürlich erst, wenn alle Arbeitszeiten der Periode erfasst wurden. Der Freigabeprozess funktioniert wie folgt:

Freigabe

• Du siehst nun die Freigabe-Statusanzeige Noch nicht freigegeben. Mit einem Klick auf das Icon können Mitarbeitende ihre Stundenauszüge nun freigeben.
• Nach der Freigabe durch den Mitarbeitenden erscheint die Freigabe-Statusanzeige Freigabe durch Admin erforderlich. Jetzt sind die Admins an der Reihe.
• Sobald der Stundenauszug über alle benötigten Freigaben verfügt, erscheint die Freigabe-Statusanzeige Freigegeben und pia erstellt ein PDF, welches zum Download bereitsteht.

Falls du für einen einzelnen Mitarbeitenden einen eigenen Zeitrahmen definieren möchtest, kannst du das in dieser Ansicht über den Button «Zeitrahmen für Stundenauszug tun».

Status

Ein Stundenauszug, der noch nicht durch den Mitarbeitenden freigegeben wurde, hat noch keinen Status. Sobald der Mitarbeitende ihn freigegeben hat, wechselt der Status auf Keine Änderungen seit Freigabe.

Falls nachträgliche Einträge einen bereits freigegebenen Stundenauszug verändern, ändert der Status auf Änderungen seit Freigabe. In der Detail-Ansicht des jeweiligen Stundenauszugs sind alle Änderungen aufgeführt.

pia prüft zweimal täglich alle Stundenauszüge automatisch auf Änderungen. Wenn du eine Prüfung manuell auslösen möchtest, klicke auf den Button «Auf Änderungen nach Freigabe prüfen».

Hinweis: Stundenauszüge, die älter sind als die Funktion “Auf Änderungen nach Freigabe prüfen”, können nicht geprüft werden und verfügen über den Status Keine Validierung möglich.

Freigaben widerrufen

Falls ein fehlerhafter Stundenauszug vom Mitarbeitenden und vom Admin freigegeben worden ist, kann die Freigaben widerrufen werden.

• Mit Klick auf können Admins ihre Freigabe widerrufen.
• Mit Klick auf kann danach auch der Mitarbeitende seine Freigabe widerrufen.
• Entzieht auch der Mitarbeitende seine Freigabe, wird das PDF gelöscht und es stehen wieder alle Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung. Jetzt kann der Stundenauszug korrigiert werden und der Freigabeprozess startet erneut.