Freigabeprozess Stundenauszüge

Zeitrahmen definieren

Unter Mitarbeitende > Stundenauszüge findest du die Stundenauszüge aller Mitarbeitenden deines Betriebs. Klicke hier auf den Button «Zeitrahmen für alle Mitarbeitenden definieren». Wähle jeweils eine eindeutige Bezeichnung für die neue Periode wie zum Beispiel “Mai 2022”.

Nachdem du den Zeitrahmen definiert hast, erscheint in dieser Ansicht die neuen Stundenauszüge. Hier hast du zwei Optionen:

• Mit Klick auf dieses Icon kannst du eine Vorschau des Stundenauszugs anschauen. Diese Vorschau enthält natürlich immer erst die bis dahin erfassten Stunden.
• Solange unter Freigabe dieses Icon erscheint, ist der Auszug noch nicht durch den Mitarbeitenden freigegeben worden.

Für eine bessere Übersicht kannst du die Stundenauszüge aller Mitarbeitenden über das Dropdown filtern. Zudem findest du in dieser Ansicht den Button «Auf Änderungen nach Freigabe prüfen», mit welchem du alle Stundenauszüge deines Betriebs auf Änderungen nach Freigabe durch den Mitarbeitenden prüfen kannst. Näheres dazu findest du nachfolgend im Abschnitt “Status”.

Freigaben einholen

Die von dir erstellten Stundenauszüge sind nun für die Mitarbeitenden unter Mitarbeitende > Einzelner Mitarbeitender > Stundenauszüge einsehbar. Grundsätzlich können deine Mitarbeitenden ihre Stundenauszüge jederzeit freigeben. Sinn macht es natürlich erst, wenn alle Arbeitszeiten der Periode erfasst worden sind. Der Freigabeprozess funktioniert wie folgt:

Freigabe

• Mit einem Klick auf dieses Icon können Mitarbeitende ihre Stundenauszüge freigeben.
• Dieses Icon erscheint, sobald die Stunden durch den Mitarbeitenden freigegeben worden sind. Nun sind die Admins an der Reihe.
• Sobald der Stundenauszug über alle benötigten Freigaben verfügt, erstellt pia ein PDF, welches zum Download bereitsteht.

Falls du für einen einzelnen Mitarbeitenden einen eigenen Zeitrahmen definieren möchtest, kannst du dies in dieser Ansicht über den Button «Zeitrahmen für Stundenauszug definieren».

Status

Ein Stundenauszug, der noch nicht durch den Mitarbeitenden freigegeben worden ist, hat noch keinen Status. Sobald er durch den Mitarbeitenden freigegeben worden ist, wechselt der Status auf .

Falls nachträgliche Einträge einen bereits freigegebenen Stundenauszug verändern, ändert der Status auf . In der Detail-Ansicht des jeweiligen Stundenauszuges sind alle Änderungen aufgeführt.

pia prüft zweimal täglich alle Stundenauszüge automatisch auf Änderungen. Wenn du eine Prüfung manuell auslösen möchtest, klicke auf den Button «Auf Änderungen nach Freigabe prüfen».

Hinweis: Stundenauszüge, die älter sind als das Feature “Auf Änderungen nach Freigabe prüfen”, können nicht geprüft werden und verfügen über den Status .

Freigaben widerrufen

Fehler können passieren. Falls ein fehlerhafter Stundenauszug vom Mitarbeitenden und vom Admin freigegeben worden ist, können die Freigaben widerrufen werden.

• Mit Klick auf dieses Icon können Admins ihre Freigabe widerrufen.
• Jetzt erscheint beim Mitarbeitenden unter Freigabe dieses Icon. Entzieht auch der Mitarbeitende seine Freigabe, wird das PDF gelöscht und es stehen wieder alle Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung. Jetzt kann der Stundenauszug korrigiert werden und der Freigabeprozess startet erneut.