Kostenstellen

In pia kannst du Ausgaben einer Kostenstelle zuweisen. Sei es für deine direkte Anbindung ans Lohnsystem oder, wenn du die Daten direkt in pia auswerten möchtest. Folge der untenstehenden Anleitung zur Erfassung deiner Kostenstellen.

Benötigte Berechtigungen, um Kostenstellen zu aktivieren und erfassen

Auf Organisationsebene

Bei Grundberechtigung braucht es die Stufe Admin mit Verwaltung.

Auf Abteilungsebene

Es sind keine Berechtigungen nötig.

Kostenstellen aktivieren

Kostenstellen können aufOrganisationsebene unter Organisation > Einstellungen > Konfigurationen aktiviert werden. Dabei stehen dir drei Optionen zur Verfügung:

«Nicht aktiviert»: Kostenstellen sind nicht verfügbar.
«Aktiv»: Kostenstellen können verwendet werden. Sie sind jedoch kein Pflichtfeld.
«Aktiv, Pflichtfeld»: Kostenstellen müssen bei der Erfassung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Stundenzulagen angegeben werden.

Kostenstellen erfassen

Kostenstellen können aufOrganisationsebene unter Organisation > Organisationsdaten > Kostenstellen erfasst werden. Dabei muss das Feld «Technische Bezeichnung» mit der entsprechenden Kostenstelle im Lohnsystem übereinstimmen.

In einem zweiten Schritt können die Kostenstellen den Abteilungen zugewiesen werden. Dabei kann entschieden werden, ob es sich um die Standard-Kostenstelle der Abteilung handelt.

Um die Kostenstellen den Abteilungen zuzuweisen, gibt es zwei Möglichkeiten:

AufOrganisationsebene kannst du unter Organisation > Organisationsdaten > Kostenstellen -> Detail der Kostenstelle die Kostenstelle direkt den Abteilungen zuweisen.
AufAbteilungsebene unter Abteilung > Abteilungsdaten > Kostenstellen hast du eine Übersicht aller Kostenstellen, die dieser Abteilung zugewiesen sind. Hier kannst du die Kostenstellen dieser Abteilung zuweisen, entfernen oder als Standard festlegen. Diese Ansicht bietet dir einen besseren Überblick über die Kostenstellen der jeweiligen Abteilung.

Verwenden von Kostenstellen

Kostenstellen können bei Schichtvorlagen, Zeiterfassungen, Abwesenheiten und Feiertagen verwendet werden. Ist eine Standard-Kostenstelle der Abteilung definiert, so ist diese bei der Erfassung der Arbeitszeit vorselektiert. Die Kostenstelle einer Schichtvorlage hat dabei Vorrang vor der Standard-Kostenstelle der Abteilung.

Schichtvorlagen

Bei Schichtvorlagen kann optional eine Kostenstelle ausgewählt werden. Sie ist auch dann kein Pflichtfeld, wenn Kostenstellen als Pflichtfeld definiert sind.

Beim Erstellen einer neuen Schichtvorlage ist die Standard-Kostenstelle der Abteilung vorselektiert. Du kannst sie ändern oder leeren.

Die Kostenstelle der Schichtvorlage dient nur als Vorauswahl bei der Zeiterfassung: Wird die gearbeitete Zeit aus der Schicht übernommen, ist die Kostenstelle der Schichtvorlage vorselektiert und hat Vorrang vor der Standard-Kostenstelle der Abteilung. Nur wenn bei der Schichtvorlage keine Kostenstelle hinterlegt ist, wird die Standard-Kostenstelle der Abteilung vorselektiert. Bei der Zeiterfassung kann sie weiterhin angepasst werden.

Zeiterfassungen

Beim Erfassen der Arbeitszeit kann die Kostenstelle ausgewählt werden.

Achtung:
Ist weder bei der Schichtvorlage noch als Standard-Kostenstelle eine Kostenstelle definiert und die Kostenstellen jedoch als Pflichtfeld definiert, so kann die gearbeitete Zeit nicht mehr direkt aus der Schicht übernommen werden. In diesem Fall muss die Kostenstelle bei der Erfassung der Zeit manuell ausgewählt werden.

Abwesenheiten

Bei der Erfassung von Abwesenheiten kann die richtige Kostenstelle ausgewählt werden. Ist eine Standard-Kostenstelle der Abteilung definiert, so ist diese bei der Erfassung vorselektiert.

Feiertage

Auf Abteilungssebene unter Mitarbeitende > Abwesenheiten > Feiertage kann für jeden Feiertag eine Kostenstelle selektiert werden.

Stundenzulagen und Abzüge

Zulagen und Abzüge erhalten dieselbe Kostenstelle, wie die dazugehörige Zeiterfassung.

Auswertungen der Kostenstellen

Klicke unter Organisation > Organisationsdaten > Kostenstellen auf den Button «Auswertungen». Dort siehst du eine prozentuale sowie eine absolute Auswertung der Kostenstellen. Dabei kannst du den Zeitrahmen frei wählen.