Einsatzplan auf Knopfdruck

Den Einsatzplan generierst du auf Abteilungsebene . Du legst fest, für welchen Zeitraum du einen Einsatzplan brauchst, und pia verteilt die Schichten unter Berücksichtigung deiner Planungsregeln, der Pensen, Abwesenheiten und Freiwünsche.

Wir helfen dir dabei

Der ideale Plan gelingt nicht immer im ersten Anlauf. Generiere einen Plan und sag uns, was noch nicht passt. Ändere den Plan vorher nicht selbst. Wir sagen dir dann, welche Einstellungen du anpassen kannst, damit das Ergebnis besser wird. Schreib uns dafür an support@pia-planer.ch oder ruf uns an unter +41 44 589 65 55.

Das brauchst du vorher

Damit pia einen Plan erstellen kann, muss deine Abteilung vollständig eingerichtet sein. Fehlt etwas, weist dich pia darauf hin.

• Arbeitsbereiche: Sie legen fest, welche Qualifikation eine Schicht braucht (mehr dazu weiter unten). Du erfasst sie unter Abteilung > Abteilungsdaten > Arbeitsbereiche.
• Mitarbeitende: Jede Person braucht ein Arbeitspensum und mindestens einen Arbeitsbereich. Mitarbeitende erfasst du unter Mitarbeitende, Pensum und Arbeitsbereiche unter Mitarbeitende > Einzelner Mitarbeitender > Arbeitspensum.
• Schichtvorlagen: Sie beschreiben, wie deine Schichten aussehen. Du erfasst sie unter Planung > Vorlagen und Gruppen > Schichtvorlagen.
• Wochenvorlagen: Sie legen fest, welche und wie viele Schichten es an jedem Wochentag braucht. Eine davon markierst du als Standardvorlage. Du erfasst sie unter Planung > Vorlagen und Gruppen > Wochenvorlagen.
• Teams (optional): Damit teilst du deine Mitarbeitenden in Gruppen ein. Die Ansichten «Ganzer Einsatzplan» und «Abwesenheiten» werden so übersichtlicher. Du erfasst Teams unter Abteilung > Abteilungsdaten > Teams und weist danach allen Mitarbeitenden ein Team zu. Teams ändern nur die Darstellung, auf die Planung haben sie keinen Einfluss.
• Schichtgruppen (optional): Damit teilst du deine Schichtvorlagen in Gruppen ein. Das macht die Ansicht «Einsatzplan vorbereiten» und die Wochenansicht des Einsatzplanes übersichtlicher. Du erfasst sie unter Planung > Vorlagen und Gruppen > Schichtgruppen und weist danach jeder Schichtvorlage eine Gruppe zu. Die Reihenfolge der Gruppen legst du beim Erfassen fest oder später per Drag & Drop in der Ansicht «Einsatzplan vorbereiten». Auch Schichtgruppen ändern nur die Darstellung, auf die Planung haben sie keinen Einfluss.
• Ferien und Abwesenheiten (optional): Erfasse sie vor der Generierung unter Mitarbeitende > Einzelner Mitarbeitender > Abwesenheiten. pia berücksichtigt sie beim Verteilen der Schichten.
• Freiwünsche (optional): Freiwünsche können deine Mitarbeitenden selbst eintragen. Du kannst sie auch für sie erfassen, unter Mitarbeitende > Einzelner Mitarbeitender > Freiwünsche. Auch die freien Tage von Teilzeitmitarbeitenden legst du als Freiwünsche fest. Freiwünsche, die du als Admin einträgst, zählen nicht zur Anzahl, die deine Mitarbeitenden selbst eintragen dürfen.
• Planungsregeln: Das sind die Bedingungen, die pia beim Generieren einzuhalten versucht. Sie haben grossen Einfluss auf die Qualität deines Plans. Du konfigurierst sie unter Planung > Planungsregeln.

Arbeitsbereiche richtig einsetzen

Arbeitsbereiche sind die Qualifikationen in deiner Abteilung, zum Beispiel «Telefondienst», «Labor» oder «Sprechstunde». Sie verbinden Mitarbeitende und Schichten:

• Mitarbeitende: Eine Person kann mehrere Arbeitsbereiche haben. Du weist sie im Mitarbeitendenprofil beim Arbeitspensum zu. Georg Gesprächig kann zum Beispiel «Telefondienst» und «Labor» abdecken.
• Schichtvorlagen: Eine Schicht verlangt immer einen einzigen Arbeitsbereich. Die Schicht «Telefon 1» von 07:30 bis 16:30 Uhr braucht also «Telefondienst».

pia teilt eine Schicht nur Personen zu, die den verlangten Arbeitsbereich haben. Georg kann pia also am Telefon und im Labor einsetzen. Hat für eine Schicht niemand die nötige Qualifikation, bleibt sie offen.

Ein Arbeitsbereich ist eine Qualifikation und keine Schicht:

• Arbeitsbereiche: «Telefondienst», «Labor», «Sprechstunde»
• Keine Arbeitsbereiche: «Telefon 1», «Telefon 2»

Ob jemand früh oder spät Telefondienst hat, ändert nichts an der Qualifikation. Wer den Frühdienst «Telefon 1» übernehmen darf, darf auch den Spätdienst «Telefon 2» übernehmen. Diese beiden Schichten sind deshalb zwei Schichtvorlagen mit demselben Arbeitsbereich «Telefondienst».

Schritt für Schritt zum Einsatzplan

1. Zeitraum festlegen

Gehe zu Planung > Einsatzpläne und klicke auf «Daten für den nächsten Einsatzplan festlegen».

• Wähle «Startdatum» und «Enddatum».
• Lege mit «Frist für Freiwünsche» fest, bis wann deine Mitarbeitenden Frei- und Ferienwünsche eintragen können.
• Wenn du möchtest, informierst du deine Mitarbeitenden gleich per E-Mail und erinnerst sie vor Ablauf der Frist.

Der Plan erscheint nun unter «In Vorbereitung». Es sind noch keine Mitarbeitenden eingetragen.

Tipp: Wähle als Start einen Montag und als Ende einen Sonntag. Viele Planungsregeln beziehen sich auf die Arbeitswoche. Mit vollen Wochen wird der Plan besser, vor allem an den Übergängen zwischen zwei Plänen.

2. Einsatzplan vorbereiten

Öffne Planung > Einsatzplan vorbereiten. Du siehst die Schichten aus deiner Standard-Wochenvorlage. Hast du mehrere Wochenvorlagen, kannst du einer bestimmten Woche eine andere zuweisen. Ausserdem kannst du hier Mitarbeitende fix Schichten zuweisen. Alle übrigen Schichten verteilt pia.

So passt du Schichten an:

• Mitarbeitende einer Schichtvorlage zuweisen: Klicke auf die Schicht und dann auf «Schichtvorlage ändern». Danach kannst du der Schicht eine Person zuweisen. Die Zuweisung wird in der Schichtvorlage gespeichert und gilt in allen Wochen mit dieser Wochenvorlage.
• Einzelne Schicht bearbeiten: Damit änderst du die Schicht nur in der gewählten Woche, und zwar mit allen Eigenschaften. Mit «Zurücksetzen» machst du die Änderungen rückgängig.
• Schicht für eine Woche deaktivieren: Im selben Dialog kannst du die Schicht für diese eine Woche deaktivieren. Sie fällt dann in dieser Woche weg.

Soll etwas jede Woche gelten, änderst du die Schichtvorlage. Brauchst du nur in einer Woche etwas anderes, bearbeitest du die einzelne Schicht. Weitere Möglichkeiten erklärt dir das Hilfe-Icon auf der Seite.

Gut zu wissen

Was du hier von Hand einträgst, ändert pia bei der Generierung nicht. Deine Entscheidung hat immer Vorrang vor der Automatik, auch wenn du jemanden einteilst, der den passenden Arbeitsbereich gar nicht hat.

Eine Ausnahme gibt es: Unter Abteilung > Einstellungen kannst du die Option «Abwesenheiten-Freiwünsche von Mitarbeitenden als wichtiger einstufen als Schichten» aktivieren. Dann nimmt pia vor der Generierung Mitarbeitende aus fix zugewiesenen Schichten heraus, wenn sie an diesem Tag

• eine Abwesenheit haben, zum Beispiel Ferien, Krankheit oder Unfall, oder
• einen ganztägigen Freiwunsch haben. Das gilt nur, wenn die Planungsregel zu ganztägigen Freiwünschen als harte Einschränkung definiert ist.

Abwesenheitsarten, die als «Nicht relevant für den Generierungsalgorithmus» gekennzeichnet sind, werden dabei nicht berücksichtigt.

3. Generierung starten

Klicke in der Liste der Einsatzpläne auf das Icon «Generieren/Schichten manuell besetzen» und dann auf «Generierung starten». pia erstellt den Plan im Hintergrund und zeigt dir an, wann er voraussichtlich fertig ist. In der Zwischenzeit kannst du weiterarbeiten. Einzelne Funktionen sind aber gesperrt, weil pia diese Daten gerade für die Generierung braucht.

Die erste Generierung innerhalb einer Stunde dauert etwa fünf Minuten länger.

Lieber von Hand planen? Mit «Schichten manuell besetzen» verteilst du die Mitarbeitenden selbst im vorbereiteten Plan. Schichten verschieben, ändern oder neu erstellen kannst du auch danach noch.

4. Plan prüfen und freigeben

Prüfe das Ergebnis in der «Wochenansicht» oder in der Ansicht «Ganzer Einsatzplan». Müsste pia für eine Schicht eine harte Regel verletzen, bleibt die Schicht offen. Solche Schichten besetzt du danach von Hand.

Den Plan kannst du jetzt beliebig anpassen: Schichten per Drag & Drop anderen Mitarbeitenden zuweisen, neue erstellen oder löschen. Hast du Änderungen vorgenommen, prüfst du den Plan danach erneut auf Regelverletzungen. Klicke dazu in der Ansicht auf «Neu auf Regelverletzungen prüfen». pia zeigt dir neben dem Plan alle weichen und harten Regelverletzungen an.

Passt alles, gibst du den Plan für deine Mitarbeitenden frei, mit oder ohne E-Mail. Einen freigegebenen Plan, der noch nicht begonnen hat, kannst du bei Bedarf wieder sperren.

So holst du das Beste aus der Generierung heraus

Wie gut dein Plan wird, hängt davon ab, wie gut pia deine Abteilung kennt. An diesen Stellschrauben kannst du drehen:

• Planungsregeln: Unter Planung > Planungsregeln bestimmst du, was pia einhalten soll. Harte Einschränkungen hält pia immer ein. Weiche Einschränkungen hält pia ein, so gut es geht. Mit den Strafpunkten legst du fest, wie wichtig sie dir sind.
• Arbeitstage pro Woche: Mit Min/Max Arbeitstagen steuerst du, an wie vielen Tagen jemand eingeplant wird.
• Freiwünsche und Abwesenheiten: Je vollständiger sie erfasst sind, desto weniger musst du danach korrigieren.
• Optionale Schichten: pia vergibt sie nur, wenn jemand noch Kapazität hat. Siehe Optionale Schichten.